第一章 总则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案，是指学校在招生、教学、科研、管理、社会服务等活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校加强对档案工作的领导和管理，将之纳入学校的整体发展规划，保障档案工作依法有序开展。
第四条 学校档案工作坚持和加强党的领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署。
第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长分管档案工作。
第六条 学校档案工作实行统一领导、集中管理原则。校内各单位在工作活动中形成的各种形式与载体的档案，由学校档案馆统一管理，做到应收尽收，应归尽归，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何单位和个人不得将应归档的材料据为己有。
第二章 档案机构及其职责
第七条 学校档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，其主要职责包括：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度报学校审定，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、保管、统计学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案学术研究，组织和参加校内外档案业务研究、交流和协作活动；
（十）严格执行保密制度，做好档案安全保密工作；
（十一）完成上级主管部门和学校交办的其他档案工作。
第八条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室。档案分室由所在单位负责管理，业务上接受学校档案馆的指导、监督和检查，其主要职责包括：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案工作规章制度；
（二）制订并组织实施档案分室的档案工作规章制度、工作计划；
（三）负责所管理档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作，开发档案信息资源；
（四）每年向学校档案馆报送新增档案目录和档案统计，定期移交需永久保存的档案；
（五）严格执行保密制度，做好档案安全保密工作。
第九条 校内各单位是档案材料形成与归档的部门，接受档案馆的业务指导、监督和检查，其主要职责包括：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案工作规章制度；
（二）制订并组织实施本单位的档案工作规章制度、工作计划；
（三）按照规定做好本单位各类文件材料的收集、整理、立卷、保管等工作，按时向档案馆或档案分室移交；
（四）确定一名负责人分管本单位的档案工作，统筹、督促、审核本单位档案工作相关事务；确定兼职档案员，负责具体落实本单位档案工作；
（五）严格执行保密制度，做好档案安全保密工作。
第三章 档案的管理
第十条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期进行布置、检查、总结、验收档案工作，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十一条 学校实行实体档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料归档范围按照教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》要求执行。
第十二条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。档案材料形成单位、课题组对各自负责立卷归档的材料及时进行整理、组卷、装订，并按要求履行交接手续后移交给档案馆或档案分室。
第十三条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档按国家档案局关于电子文件归档与电子档案管理规范执行。
第十四条 校内各单位按自然年度形成的文件材料，应当在次年六月底以前归档；按教学年度形成的文件材料，应当在学年度结束六个月内归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；重要重大活动档案应当在活动结束后一个月内归档。
第十五条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。
第十六条 学校各单位与校外其他单位分工协作完成的项目，须向档案馆提交一套完整的档案。
第十七条 学校有关单位撤销或合并时，原单位须指定专人负责档案的保护和移交工作，对原单位形成的所有档案材料进行清查、整理，编制好档案移交目录表和归档文件清单，一并向档案馆移交。
第十八条 学校各级领导和工作人员岗位变动时，须主动将本职岗位应归档的文件材料移交本单位档案员归档，做好岗位档案材料的清理交接手续，以维护学校历史记录的完整、系统。
第十九条 档案馆应当对所存档案材料的保管情况定期检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。
库房的技术管理工作，应当建立、健全规章制度，由专人负责。
第二十条 档案馆按照规定做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满、已失去保存价值的档案，经学校档案鉴定小组鉴定并登记造册、报分管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按照国家有关保密的法律、行政法规及学校涉密档案管理制度执行。
第二十二条 档案馆建立档案统计制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计，并按上级主管部门有关规定报送学校档案工作有关统计报表。
第四章 档案的利用和公布
第二十三条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外开放：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位限制利用的。
第二十四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续，均可以利用已开放的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十五条 查阅、摘录、打印、复制未开放的档案，需经学校档案馆负责人批准，必要时需经档案形成单位或者移交单位批准。涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。涉及学校重大问题，需报请分管校领导审查批准；涉及国家秘密，需经学校保密工作部门批准。
第二十六条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准，必要时报请分管校领导审查批准。
加盖广州新华学院档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十七条 档案馆应当设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。
第二十八条 档案馆是本校出具档案证明的唯一机构。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆优先提供。
第二十九条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十条 档案馆应当积极开发利用馆藏档案，开展档案编研工作，并通过展览、讲座、档案网站等多种形式开展档案宣传工作。
第五章 档案信息化建设
第三十一条 学校应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。
第三十二条 学校应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。
第三十三条 学校应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。
第三十四条 学校各单位电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第三十五条 档案馆积极推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，档案馆对档案原件妥善保管。
第六章 条件保障
第三十六条 学校为档案馆配备专职档案工作人员，人数根据学校规模、馆藏档案数量和档案工作任务确定。
第三十七条 学校将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作需要。
第三十八条 遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和业务、技术用房。档案库房应当符合防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施要求。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要设施设备。
第七章 奖励与处罚
第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任:
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第四十一条 本办法由档案馆负责解释。
第四十二条 本办法自发布之日起施行。原《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》（中新院〔2016〕75号）同时废止。
