为做好学校档案室的管理工作，维护档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法实施办法》《普通高等学校档案管理办法》《档案馆建设标准》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等规定，结合学校实际情况，制定本制度。
第一条 档案库房管理应坚持“以防为主，防治结合”的方针和“坚固实用，安全防范，科学管理，利用方便”的原则。档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。
第二条 档案库房应配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。库房内设施和档案装具必须符合国家相关标准和规定。
第三条 库房内档案要科学地进行系统排列、上架，编制库房柜架的序号，标明各类档案的存放位置，便于快捷查找。对新接收的档案，接收人员与库房人员之间做好交接，不符合要求的要及时整理。
第四条 库房必须有专人管理，未经允许，非工作人员不得擅入。
第五条 档案库房管理人员注意保持库房整洁，做好日常防护工作。
第六条 档案库房管理人员要坚持查库制度。定期对档案库房内空调、电、计算机等各项设备安全情况进行检查，如发现问题要及时采取措施加以解决，并向有关领导汇报。
第七条 库房管理人员下班前一定将当天调阅的档案入库，并妥善保管库房和档案柜的钥匙。
第八条 每学期定期对库藏档案进行一次检查，清点档案数量，填写检查记录，确保档案完整与库房安全。
第九条 遵守假期值班制度，值班人员认真做好库房管理的交接工作。
此制度印发时间为2016年12月30日。
