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中山大学新华学院档案利用制度(试行)

2020-05-08 10:22:29   by:   


为便于学校及社会对档案的利用,充分发挥档案的价值和作用,依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《中山大学新华学院档案管理办法(试行)》等法律法规和文件精神,制定本制度。

第一条 档案利用服务是档案工作的根本目的,学校应设立档案阅览室,并配置阅档设备。档案工作人员要熟练掌握业务技能,熟悉馆藏,爱岗敬业,严格执行档案利用工作制度,编制档案检索工具,提高利用的效率。

第二条 档案利用方式包括阅览室查阅档案、提供档案原件复制、编辑出版档案汇编、制发档案证明、信函邮件查询等。

第三条 属于学校开放范围内的档案,可提供给学校内外部人员查阅。不属于学校开放范围内的档案,一般不对校外提供利用。

第四条 利用手续

(一)档案利用者须说明利用档案的目的,出示相关证明,方可查阅档案。学校内部工作人员因工作需要,可直接查阅本人工作范围内的档案;查阅本人工作范围以外的档案需经档案室负责人审批同意。校外单位人员查阅档案,需出示本人有效身份证件和组织单位介绍信,方可查阅。在校学生查档需出示学校证明和本人学生证;毕业学生查档需凭本人身份证或毕业证。

(二)档案利用者必须履行档案利用登记手续,填写《档案利用登记表》。

(三)档案借出须经档案工作人员办理借出审批手续。一般的流程是:

1)借档人员须持有单位开具的介绍信,说明借出原因、借出起止时间,并有单位领导的意见和签字;

2)经过分管档案工作的校领导批准;

3)档案工作人员从库房抽取档案,在档案借出登记簿上登记,并在借出材料上注明借出材料的档案编号和借出时间后,将借出材料交给单位的借档人员,同时要求借档人员在借档登记簿上签字确认。

(四)借出档案不得超过一周,逾期不能按时归还者,事前应向档案部门说明情况,并办理续借手续。

(五)档案利用者用毕档案后,档案工作人员应当立即清点、检查,确定无丢失或损坏情况方可签收放回原处。

第五条 利用要求

(一)严格遵守《中山大学新华学院档案保密制度》,未经批准,不得擅自抄录、复制、公布档案,不得翻阅与利用目的和利用范围无关的档案内容。

(二)档案利用者在利用档案时必须爱护档案材料,不得勾画、涂改、抽页、剪裁、折叠、污损。

(三)档案利用应在档案库房内阅览和复制。档案复制需经档案工作人员许可,重要的需经分管校领导批准。超出一定范围的档案复制,按相关标准收费。


此制度印发时间为20161230日。