为做好学校档案的安全保密工作，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《高等学校档案管理办法》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等法律法规和文件精神，结合学校实际情况，制定本制度。
第一条 档案工作人员和利用者必须树立保密观念，严守机密，贯彻执行档案保密工作相关法律法规，严格遵守安全保密制度和工作程序。
第二条 档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播涉密档案材料或内容。严禁在互联网上公布涉密档案内容，严禁在通信来往、电子邮件、无保密措施的有线和无线通讯中传递涉密档案内容，严禁在公共场合和私人交往中谈论涉密档案内容。
第三条 对不归档的重份的秘密文件材料及经档案鉴定小组鉴定，需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经分管档案工作校领导批准并指定两名人员共同监销。
第四条 档案库房重地，非经管人员，未经同意，一律不得入内。
第五条 查阅涉密档案，须经分管档案工作校领导批准。
第六条 一般情况下，涉密档案只供在档案室查阅，不得外借，违反者按照相关法律规定，追究其责任。
第七条 库房内涉密档案，应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理。
第八条 存储学校档案的计算机信息系统按照涉密程度实行分级保护，应加强对涉密计算机信息系统的管理，严厉禁止以下行为：
（一）将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其他公共信息网络；
（二）在未采取保护措施情况下，将涉密计算机信息系统与互联网及其他公共信息网络进行信息交换；
（三）使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储和处理涉密档案；
（四）擅自卸载、修改涉密计算机信息系统的安全技术程序、管理程序；
（五）将未经安全技术处理的停止使用的涉密计算机、涉密存储设备赠送、出售、丢弃或改作其他用途。
此制度印发时间为2016年12月30日。
