第一条 为加强学院会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）规定，结合学院具体情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于中山大学新华学院会计档案管理。
第三条 学院会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 学院财务主管部门负责学院的会计档案管理，应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第五条 应当归档的会计资料如下：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证;
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、工资薪金发放清册、学生缴费清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，凡与财务会计核算紧密相关的，由财务部门负责核算统计的有参考价值的数据资料等。
第六条 学院利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案的，电子会计资料应同时满足以下条件，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。
（一）形成的电子会计资料来源真实有效；
（二）会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料；
（三）能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等。
会计核算系统应设定经办、审核、审批等必要的审签程序，有效防止电子会计档案被篡改。
第七条 符合本办法第六条规定的从外部单位接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第八条 学院财务主管部门建立电子会计档案备份制度，要求有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
第九条 学院财务主管部门按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第十条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由学院财务主管部门临时保管一年，再移交学院档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学院档案管理机构同意。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第十一条 在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
第十二条 应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
学院保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
学院会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十四条 学院财务主管部门应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十五条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：
（一）学院财务主管部门编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
（二）单位负责人、学院档案管理机构负责人、财务主管部门负责人及会计档案管理经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）学院财务主管部门负责组织会计档案销毁工作，并与学院档案管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由学院档案管理机构、财务主管机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第十六条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十七条 预算、决算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第十八条 本办法由财务工作部负责解释，自颁布之日起施行。
附件：会计档案保管期限表
此制度印发时间为2016年4月28日。
