为规范学校文件材料立卷归档的方法和程序，根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本工作指引。

一、学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位（含机关各部、处、室、中心、直属和教辅单位，各学院、直属系、教学研究部。下同）分工归口立卷，将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给档案馆。

各单位分管档案工作的负责人、兼（专）职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责，做到层层落实。

二、各单位应根据本单位工作职责以及年度文件材料形成的规律和特点，参照归档范围编制立卷类目，按规定做好文件材料的立卷归档工作。

档案馆应加强对各单位档案立卷归档工作的指导、检查和督促工作，保证立卷归档的质量。

三、各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档，内容一致。

四、校内机构调整、撤销前，应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到档案馆保存，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。

五、立卷归档的分工

（一）全校性、综合性的文件材料由校长办公室和党委办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档。

（二）学校行政召开的校长办公会议、学校年度工作会议和学校党委召开的党的代表大会、党委会会议、书记例会等形成的文件材料，分别由校长办公室和党委办公室立卷归档。以学校行政和学校党委名义召开的全校性专门会议、国际国内会议、校际会议等形成的文件材料，由主办单位立卷归档。

（三）各单位向学校行政、学校党委提交的请示、报告及相应的批复，原件由校长办公室或党委办公室立卷归档；复印件由呈文单位自行存档。

（四）专业性或具体业务性的文件材料（包括党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、设备、出版、产品、人物、实物、声像等门类），由相应的业务单位立卷归档。

（五）立卷归档涉及多个单位的，由主办单位负责立卷归档，协办单位负责提供材料。

（六）校内个人在各类重要活动中形成的文件材料，可由本人在学校档案馆的指导下立卷归档，也可由档案馆在本人配合下立卷归档。

六、立卷方法

（一）收集与预立卷

各单位应依据《广州新华学院各类档案归档范围及保管期限表》的要求，将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集并分类存放，做好预立卷工作。

（二）整理立卷

1.分类组卷：在预立卷的基础上，将文件材料按年度、专题、保管期限或文号进行分类组卷，原则是便于查找，灵活处理。

（1）分年度：将文件材料按其形成或相关的年度分类。

一般文件材料按其形成年度归档。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布和批准年度；科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定（结题）、竣工、引进年度；学生成绩、学籍和学位材料分别归入毕业年度和授予学位年度。学籍若按入学年度分类，必须标注详细的学籍变更信息。

（2）分专题：同一专题的文件材料统一组卷。

会议文件材料，按会议的届次组卷，根据文件材料的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等材料，按名称组卷；工作计划、总结等材料，按责任者或名称组卷；简报、刊物等材料按名称或期号组卷；科研、基建、设备等方面的材料按项目组卷，一项一卷或若干卷，项目管理性文件材料和理论性文件材料组卷后放在各卷之首，其余按工作阶段及重要程度或文件材料性质分别组成若干卷。

（3）按保管期限：档案应按保管期限的长短进行分类立卷，档案的保管期限一般分为永久、定期（即30年或10年，有特殊规定的按特殊规定处理）。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、地方和国家的建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，在一定时期内对学校和社会有参考利用价值的，列为定期保管；上级及外单位来文，除直接针对本校的、重要的文件材料列为永久保管外，有指导性及参照性的列为定期保管。

（4）按文号：同一年度同一代字公文（如“广新函”等）如保管期限一致，可采用按文号顺序组卷。

2.卷内文件材料排序：文件材料分类整理装盒后应按要求排序。排序一般为批复在前，请示、报告在后；上级通知在前，上报材料在后；正式印发文件在前，校领导签发稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。其他文件材料可按重要程度、时间先后或文号顺序排列。

（三）立卷审查

由档案馆负责对各单位立卷进行审查，审查的主要内容如下：

1.文件材料是否收集齐全完整，尤其是附件及批复件；

2.是否为原件，有无加盖公章，应签名的有关人员有无签名；

3.是否有不需归档的文件材料；

4.分类是否准确；

5.卷内文件材料排序是否合理；

6.案卷文件材料的数量是否合适。

（四）调整定卷

对不符合要求的案卷，各单位在档案馆的指导下进行补充、调整、完善，组成案卷并定卷。

（五）填写卷盒

按要求填写档案盒封面的相关信息，主要有：

1.归档单位：填写立卷归档单位的名称。

2.档号：由全宗号+年度号+分类号+案卷号组成。

3.案卷题名：应简明确切，结构完整，体式一致，一般包括卷内文件主要责任者（不得简称“本校”“上级”）、内容、名称（文种）。案卷标题不超过50个汉字。

4.卷内文件材料起止日期：卷内文件材料形成的最早及最晚日期。

5.保管期限：依据《广州新华学院各类档案归档范围及保管期限表》填写相应的保管期限。

6.密级：有保密要求的要填写密级。

（六）编号与装订

调整定卷后，应按文件材料及案卷的顺序编写件号及案卷号，有必要装订成卷的应编制页号。

1.编件号：按件组卷的文件材料应在每份文件的右上角按文件顺序编写件号和档号。

2.编页号：若需装订成卷的材料应编写页号。应注意：

（1）卷内文件目录、卷内备考表均不编页号；

（2）卷内文件只要页面有书写文字的，均应编页号；

（3）页号的位置在每页材料非装订线一侧的右下角。

3.编案卷号：案卷按重要程度（重要的在前）、保管期限（永久的在前，定期的在后）的顺序，编写案卷号。

4.装订

（1）拆除文件材料上的金属物，对破损的文件材料要进行裱糊、修补，对较大的图表，要按“手风琴”方式折叠成A4纸大小，并将图表题名翻出，便于查找。

（2）采用不锈钢订书针或线缝法装订。装订之前，先检查文件材料是否留有足够的空白边，不够则须进行贴边处理。

   （七）填写归档文件清单

为了以后跟档案管理系统进行衔接，各单位应填写详细的归档文件清单，逐项录入以下内容：

1.年度：一般为文件材料形成的年份。

2.分类号：依据《广州新华学院各类档案归档范围及保管期限表》填写相应的分类号。

3.案卷号：即文件材料所在的卷盒号。

4.序号：以卷内文件材料排放先后所反映的顺序录入顺序号。

5.文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如“广新办〔2021〕1号”。

6.责任者：即形成该文件的单位，如几个单位联合发文，尽量多著录。

7.题名：即文件材料标题，一般照实录入。没有标题或标题不能说明文件材料内容的文件，可自拟标题，并在拟写的题名两端加上“[  ]”。

8.日期：即文件材料的落款日期，应注意与文件的印发日期相区分。日期为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字。

9.页数（号）：按件整理的卷盒，填写页数，即每件文件的页数（卷内文件材料只要有书写文字的均应算页数，包括附件的页数）；装订成卷的卷盒，填写页号，即文件所在页面的顺序号，填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。

10.备注：即文件材料其他需要说明的事项。

11.附件：有附件的文件材料应在附件栏录入附件题名，多个附件则按序号录入，附件之间用分号间隔。

12.密级：一般按文件材料形成时所定密级著录，如：秘密、机密、绝密；无密级则不著录。

13.归档单位：文件材料的形成单位，须写单位全称。

14.归档时间：文件材料移交档案馆的时间。

15.整理人：即负责整理文件材料的兼（专）职档案员。

16.保管期限：依据《广州新华学院各类档案归档范围及保管期限表》填写相应的保管期限。

17.载体类型：一般分为纸质文件、电子文件、实物、光盘、照片等。

七、移交归档

（一）归档时间

1.学校机关各部、处、室、中心、直属和教辅单位等按年度归档的部门形成的文件材料，应在次年6月底以前归档；

2.学校教学部门和能按教学年度归档的部门形成的文件材料，原则上应在学年度结束6个月内归档；

3.各学院、直属系等按教学年度归档的部门形成的文件材料，原则上应在学年度结束6个月内归档；

4.学校科研和专题性、成套性档案应当在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成通过鉴定验收后3个月内归档；

5.重大活动档案应在活动结束后1个月内归档。

（二）移交手续

1.移交档案前，必须对档案再做认真检查，尤其注意批复、复函和附件是否漏交。发现手续不全或案卷不符合要求的，档案馆将予以退回，并要求移交单位在规定的期限内整改后再移交。

2.各单位移交档案均须认真填写电子版《广州新华学院档案移交目录表》和《广州新华学院归档文件清单》，确保准确无误后，《广州新华学院档案移交目录表》打印一式两份，《广州新华学院归档文件清单》一式一份，移交时交接双方签字盖章，完成交接手续。