校机关各处、室、中心、直属单位，各学院、直属系、教学研究部：
档案真实地记录学校发展历程，保存学校历史记忆，服务学校中心工作，是学校的宝贵财富。根据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》的规定要求，档案馆将开展2019年度学校党群、行政档案归档工作，现就有关事项通知如下：
一、归档范围
1.凡本单位在2019年1月1日至12月31日工作活动中直接形成的，能反映本单位党群、行政工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。
2.各单位立卷归档的具体范围参见《中山大学新华学院党群、行政档案归档范围和保管期限表（试行）》（附件1）。
二、归档要求
1.各单位应高度重视立卷归档工作，档案工作负责人要安排、督促本单位档案工作人员将应归档的各种材料收集齐全，整理立卷后及时归档。
2.立卷归档的材料应提供原件，凡不符合整理规范的文件材料，须按要求进行整改后向档案馆移交，移送的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。
3.学校党办、校办盖章印发的红头文件（函件），由党办、校办统一收集归档；其他单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。
4.文件材料的立卷归档要求参见《中山大学新华学院文件材料立卷归档工作指引（试行）》（附件2）。每一个案卷里面须包括《卷内备考表》（附件3）、《卷内文件目录》（附件4）。此次不安排集中审卷，请各单位根据归档工作进度联系档案馆进行立卷审查。
三、归档方式
办理移交时，各单位须提供《中山大学新华学院档案移交目录表》（附件5）和《中山大学新华学院归档文件清单》（附件6），并提前发送非涉密材料的电子版给档案馆。
四、归档时间
12月15日。
五、联系方式
联系人：崔老师，电话：020-87220106，
邮箱：zdxhdag@163.com，办公地点：广州校区办公楼308-1室。
附件：1. 中山大学新华学院党群、行政档案归档范围和保管期限表（试行）
2.中山大学新华学院文件材料立卷归档工作指引（试行）
3.卷内备考表
4.卷内文件目录
5.中山大学新华学院档案移交目录表
6.中山大学新华学院归档文件清单
中山大学新华学院
2020年11月18日
