校机关各处、室、中心、直属单位，各学院、直属系、教学研究部：
新型冠状病毒感染的肺炎疫情（以下简称“新冠肺炎疫情”或“疫情”）发生以来，我校认真贯彻落实党中央国务院、教育部对新冠肺炎疫情防控工作的部署，根据广东省疫情防控指挥部和广东省教育厅的要求，精心安排，周密部署，切实做好学校疫情防控工作。为完整地保存我校在新冠肺炎疫情防控过程中产生的重要资料，真实地记录学校战“疫”的历史过程，为以后工作和研究提供借鉴，根据《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》和我校档案管理办法，学校档案馆拟建立“2020新冠肺炎疫情防控工作专题档案”，自即日起面向全校征集疫情防控工作相关档案资料，做到应收尽收、应归尽归。现将有关具体要求通知如下：
一、征集范围
凡是在疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的各类载体的记录（包括纸质文字材料、图片、声像、电子文件和实物等），都应当纳入收集归档范围。具体包括：
1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；
2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；
3.上级部门及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关材料；
4.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
5.学校和各单位成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件材料；
6.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、方案、议程、决议、纪要、照片等；
7.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、分析报告、统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料等；
8.教务部门、信息与网络管理部门和各教学单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作中形成的文件材料；
9.学校、相关职能部门和各教学单位对留校师生员工、对师生员工（含外籍教师、在国外学习学生和访问的教师）返校疫情防控工作相关的文件材料；
10.反映对出入学校校门，出入学校宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料，做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；
11.学校和各单位在新冠肺炎疫情防控过程中产生的各类宣传材料，包括新闻报道，宣传片、海报等制作，微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）等；
12.以防疫抗疫为主题创作的诗歌、散文等文学作品，书法、绘画、摄影、音乐、朗诵等艺术作品；
13.全校师生广泛参与抗击疫情情况，特别是作出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等；
14.各新闻媒体、自媒体、社交媒体以及影视爱好者对我校抗疫工作举措和成效、师生先进事迹的宣传报道材料（报纸原件、广播电视录音录像、网页截屏等）；能够呈现某一专门主题，如体现防控宣传、安防巡逻、门卫和防疫点执勤、校园消杀、居家隔离、网上教学等情况的文字、组图、音视频资料等；
15.学校和各单位、个人向疫区捐赠财物的凭证、记录；我校师生参与无偿献血等志愿服务的凭证、证书、记录等；
16.抗击新冠肺炎疫情过程中，接收社会各界向我校捐赠物资和资金的来源、分配使用方案等相关资料；
17.各单位与疫情防控相关特色工作等文件材料；
18.我校慰问战“疫”一线校友的材料（含图片）。
二、分工安排
疫情防控期间产生的档案资料，全校性、综合性的由校长办公室收集整理，其余的由材料形成单位或者承办单位收集整理。涉及多个单位的材料由主办单位收集整理，其它单位协办。
三、工作要求
1.各单位分管档案工作的负责人和档案员，要强化档案意识，高度重视，加强本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理工作，努力做到应收尽收、应归尽归，确保疫情防控档案材料完整，待疫情结束后及时归档。
2.报送材料要规范、完整。文字材料要内容真实，积极健康；图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明，内容完整，画面清晰流畅；实物档案要求提供原件，移交前做好消毒工作。
3.各单位请于疫情防控工作（或阶段性工作）结束后一个月内，将本单位形成的符合上述征集范围的疫情防控工作文字材料、图片、声像和实物等整理好，移送至学校档案馆（广州校区办公楼308-1室），联系人：崔老师，联系电话：020-87220106，18838236712；电子版（文件命名为“单位名称+标题”）发送至邮箱：zdxhdag@163.com。
中山大学新华学院
2020年3月13日
