校机关各处、室、中心、直属单位，各学院、直属系、教学研究部：
根据《高等学校档案管理办法》和《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》文件精神，为提高学校档案管理工作水平，有效地保护和利用档案，更好地发挥档案在学校发展中的作用，学校决定加强档案管理工作。现将有关事宜通知如下：
一、强化档案意识，重视档案管理
档案管理是学校重要的基础性工作，档案既真实客观地记载和反映学校的发展历程，又为学校教学、科研、管理和持续发展提供有效服务，是保存学校历史的原始记录，是学校宝贵的信息财富。开展档案管理工作，对于总结教育工作经验，探索、掌握教育工作规律，提高教学、科研和管理水平，扩大学校影响力和知名度，促进学校全面发展，都具有重要的作用。
各单位要充分认识做好档案管理工作的重要性，围绕学校中心工作，切实加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案管理工作。
二、统一领导，分级管理
学校档案实行统一领导，分级管理。学校档案管理领导小组是学校档案管理工作的领导机构，负责督促档案法律法规和各项规章制度的贯彻落实，研究决定档案管理工作的重大事宜，审议通过学校档案管理工作规划，对各单位档案管理工作进行监督、检查和考核等。在学校档案管理领导小组的领导和指导下，档案馆作为学校档案管理工作的职能部门，以及永久保存和提供利用学校档案的专门机构，负责统筹规划全校档案管理工作，制定和完善学校档案管理工作规章制度，制定具体工作计划；指导、检查各单位的档案收集、整理和组卷工作，接收和管理学校档案；组织学校档案工作人员的业务培训，开展档案学术研究和交流活动等。各单位接受档案馆的监督和指导，负责执行学校档案管理规章制度，做好本单位的档案收集、整理和组卷工作，维护本单位档案的完整与安全，按要求向档案馆移交长期、永久保存的档案等。
为促进档案管理制度化、规范化、专业化，各单位应有一名负责人分管档案工作，加强对本单位档案管理工作的领导和检查，同时应指定至少一名具有较高思想政治素养、较强工作责任心和保密意识的工作人员为档案员，负责本单位各类文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等工作，其主要职责分别见附件1和附件2。各单位分管档案工作负责人和档案员的名单应及时报档案馆备案，详见附件3。
三、规范立卷，及时归档
学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位应做好平时预立卷工作，加强归档文件材料的收集、积累和整理，结合本单位业务职能，根据纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，按照学校档案管理工作的规定和要求，系统整理，编排页号或件号，制作目录，及时向学校档案馆移交长期、永久保存的档案。
学校各类档案材料的归档时间如下：
（一）各职能部门和能按年度归档的部门，应在次年6月底前归档；
（二）各学院、直属系和能按教学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；
（三）科研类档案应在项目完成后2个月内归档；
（四）基建类档案应在项目完成后3个月内归档；
（五）重大活动档案应当在活动结束后1个月内归档。
附件：1.各单位档案工作负责人主要职责
2.各单位档案员主要职责
3.各单位档案工作负责人和档案员名单登记表
中山大学新华学院
2019年6月11日
