为便于学校及社会对档案的利用，充分发挥档案的价值和作用，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《中山大学新华学院档案管理办法（试行）》等法律法规和文件精神，制定本制度。
第一条 档案利用服务是档案工作的根本目的，学校应设立档案阅览室，并配置阅档设备。档案工作人员要熟练掌握业务技能，熟悉馆藏，爱岗敬业，严格执行档案利用工作制度，编制档案检索工具，提高利用的效率。
第二条 档案利用方式包括阅览室查阅档案、提供档案原件复制、编辑出版档案汇编、制发档案证明、信函邮件查询等。
第三条 属于学校开放范围内的档案，可提供给学校内外部人员查阅。不属于学校开放范围内的档案，一般不对校外提供利用。
第四条 利用手续
（一）档案利用者须说明利用档案的目的，出示相关证明，方可查阅档案。学校内部工作人员因工作需要，可直接查阅本人工作范围内的档案；查阅本人工作范围以外的档案需经档案室负责人审批同意。校外单位人员查阅档案，需出示本人有效身份证件和组织单位介绍信，方可查阅。在校学生查档需出示学校证明和本人学生证；毕业学生查档需凭本人身份证或毕业证。
（二）档案利用者必须履行档案利用登记手续，填写《档案利用登记表》。
（三）档案借出须经档案工作人员办理借出审批手续。一般的流程是：
（1）借档人员须持有单位开具的介绍信，说明借出原因、借出起止时间，并有单位领导的意见和签字；
（2）经过分管档案工作的校领导批准；
（3）档案工作人员从库房抽取档案，在档案借出登记簿上登记，并在借出材料上注明借出材料的档案编号和借出时间后，将借出材料交给单位的借档人员，同时要求借档人员在借档登记簿上签字确认。
（四）借出档案不得超过一周，逾期不能按时归还者，事前应向档案部门说明情况，并办理续借手续。
（五）档案利用者用毕档案后，档案工作人员应当立即清点、检查，确定无丢失或损坏情况方可签收放回原处。
第五条 利用要求
（一）严格遵守《中山大学新华学院档案保密制度》，未经批准，不得擅自抄录、复制、公布档案，不得翻阅与利用目的和利用范围无关的档案内容。
（二）档案利用者在利用档案时必须爱护档案材料，不得勾画、涂改、抽页、剪裁、折叠、污损。
（三）档案利用应在档案库房内阅览和复制。档案复制需经档案工作人员许可，重要的需经分管校领导批准。超出一定范围的档案复制，按相关标准收费。
此制度印发时间为2016年12月30日。
